Digitalizace dokumentů

Zvládneme se přizpůsobit jakémukoliv Vašemu požadavku, účetnímu softwaru Vaší firmy, nebo nabídneme Vám i vlastní řešení. 

TAYLOR, s.r.o. je víc než jen účetnictví.

Digitalizace a elektronická evidence faktur a souvisejících dokumentů

Digitalizace dokumentů a elektronické schvalování Vám umožní vytvořit efektivní podnikový systém správy, oběhu, sdílení a archivace dokumentů. Tato služba Vám ušetří finanční prostředky, které tak budete moci využít jinde a efektivněji.

Schéma procesu digitalizace

Výhody digitalizace a schvalovacího procesu

• Úspora finančního nákladů na uskladnění, tisk a časté kopírování
• Snížení rizika poškození, ztráty či odcizení dokladů
• Automatické směrování pro schvalovací proces
• Schvalování odkudkoliv (i z domova)
• Automatické zavedení faktur do účetního systému
• Přístup jen oprávněným uživatelům 24 hodin denně
• Zamezení duplicitním úhradám 
• Snadné vyhledávaní a sdílení pro více uživatelů zároveň

Digitalizace je převedení firemních dokumentů do elektronické podoby.

Digitalizace dnes patří mezi velmi vyhledávanou službu, která Vám zaručí, že dokumenty budou snadno dohledatelné, zpřístupněné jen oprávněným osobám, nikdy se neponičí a svou čitelnost si udrží po neomezeně dlouhou dobu.

Pokud uvažujete o elektronizaci dokumentů, rád Vám připravíme ukázku digitalizace s možností využití elektronického schvalovacího systému a používání elektronického archivu přímo na Vaších dokumentech. Ukážeme Vám možnosti zabezpečení i sdílení dokumentů a mnoho dalších.

Čas, který jste dosud trávili zakládáním dokladů do šanonů, opětovným vyhledáváním v archivu, skenováním či kopírováním a dohledáváním půjčených originálů, můžete nyní věnovat Vaším obchodním aktivitám.

Průběh digitalizace dokumentů

1. Převzetí dokumentů od zákazníka

Veškeré doručené dokumenty, včetně příloh (dodacích listů, dodatků, atd.), od Vás převezmeme, zpracujeme a založíme do archivu.

2. Digitalizace dokumentů - skenování a převod do elektronické podoby

Doručené dokumenty připravíme, zkontrolujeme zda se nejedná o duplicitní doklad, opatříme čárovým kódem, který slouží k rozdělení dávek na jednotlivé soubory a k identifikaci naskenovaného dokladu v systému. Následně doklady naskenujeme a pomocí softwaru převedeme do digitální podoby. 

Po dokončení skenování jsou doklady doklady automaticky převzaty programem Doris k následnému rozpoznání a dokončení převodu dokumentu do elektronické podoby.

V tomto kroku jsou z faktury získávány veškeré potřebné informace jako např. číslo faktury, variabilní symbol, datum, měna, částka, jednotlivé položky. Tento proces zamezí překlepům a dalším chybám.

Současně jsou dokumenty uloženy do elektronického archivu Optaris.

3. Workflow - vícestupňový schvalovací systém

Systém automaticky zaznamená veškerou historii provedených změn dokumentu. Ve workflow je přesně zaznamenáno kdy došlo k nahrání do systému, kdo a kdy schválil dokument, kdo zaúčtoval, kdy byla proplacená a kdy převedená do účetního programu. S workflow budete mít dokonalý přehled.

Pomocí schvalovacího systému workflow jsou dokumenty automaticky přesměrovány ke schválení jednotlivým schvalovatelům. Schvalování probíhá v prostředí webového prohlížeče, takže veškeré operace lze provádět v prostředí firemního intranetu, nebo i mimo kancelář prostřednictvím internetového připojení.

4. Převod dat do účetního programu

Na konci schvalovacího procesu již lze tento dokument snadno převést  přímo do Vašeho účetního programu. Není potřeba ji znova ručně zadávat. Pomocí transformační šablony lze nastavit automatický přesun schválených dokumentů.

5. Archivační systém Optaris

Optaris umožňuje snadné a bezpečné ukládaní Vaších dokumentů. Vyhledávaní v archivu probíhá pomocí libovolného webového prohlížeče nebo v prostředí firemního intranetu. Práce s archivem je velmi pohodlná a poskytuje široké spektrum možností vyhledávání podle různých atributů, včetně full-textového vyhledávaní. Dokument lze snadno vytisknout nebo odeslat v elektronické podobě. Archivní systém i uživatelské rozhraní podporuje vícejazyčné prostředí.